La gestión documental es mucho más que una forma de almacenar y conservar documentos útiles. No se trata sólo de conservarlos y guardarlos. Se trata de poder acceder a ellos en el menor tiempo posible cuando son necesarios. También es importante que podemos extraer información de esos documentos para poder utilizarla; que no sean simplemente un conjunto de ficheros que hay que analizar manualmente.
Nos gustaría darte algunos consejos que te ayudarán a llevar una gestión documental más inteligente y eficiente en tu empresa.
Presta más atención a la seguridad de tus documentos:
¿Quién subió por última vez un documento a tu servidor? ¿Quién fue el que modificó ese archivo? Con frecuencia se pueden producir malentendidos y dudas en la gestión de documentos.
Simplifica el uso del software:
Simplifica el uso del software y evita duplicidades en la gestión de documentos.
Por ejemplo, si vas a gestionar tus documentos en la nube, puedes reducir o eliminar los recursos destinados a la gestión de archivos en papel.
Evita la dispersión de documentos:
Con frecuencia, los documentos se generan desde diferentes ordenadores. Sólo cuando los ordenadores están conectados en red a un servidor interno se puede acceder fácilmente a todos los documentos. Si no hay un control sobre dónde está cada documento, localizarlos después se vuelve una tarea más complicada.
Raciona el flujo de documentos en la empresa:
Los documentos pasan con frecuencia de unas manos a otras. A veces este proceso es puramente espontáneo, no se ha establecido un protocolo de actuación. ¿Cuál es la consecuencia? Se producen errores humanos porque los documentos no han pasado antes por el departamento o el responsable adecuado.